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昨今、人事労務分野においても業務の電子化対応を迫られる場面が増えてきています。
その中でも、年末調整申告はここ最近、年を追うごとに急速に電子化が進んでおり、
現時点では、人的控除や控除証明書提出が必要な保険料申告等のほぼ全てが
電子上で完結させることが可能になりました。
今回は、年末調整申告を電子化した際の変化についてご説明いたします。
年末調整申告の電子化による変化
① 各種申告書の電子化
各種申告書（紙）の配布は不要となり、システムのダウンロードや
URLの通知を従業員（申告者）へ行います。
従業員は個人アカウントでシステムへログインし、PCやスマホで申告することが可能です。
メリット 所得額入力は所得の種類ごとに収入額を入力することで、
所得種別に応じた控除額が自動で計算され、複雑な手計算が不要となります。
メリット 所得額等年末調整計算に必須の項目が未入力の場合、
エラーメッセージにより指摘され、申告漏れを防ぐことが可能です。
メリット 2年目以降は前年度に申告した情報を基に申告し、変更点の修正のみで申告が完了します。
メリット 従来紙で保管していた申告書を、申告された電子データを原本として
法定の保管期間7年間保管することになります。
② 電子的控除証明書を利用した申告
証明書発行元である保険会社等より、マイナポータルや民間のサービスを利用して
電子データの取得が可能になります。
取得したデータはその形式に応じて、システム連携やシステムで読込むことで申告が完了します。
電子的控除証明書等対応帳票データは次のとおりです。
・小規模企業共済等掛金控除証明書 ・国民年金保険料等控除証明書
・生命保険料控除証明書 ・地震保険料控除証明書
・住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書
・住宅借入金特別控除申告書
※証明書発行元やシステムが対応していない場合があります。
メリット 従業員は、情報入力や控除証明書等の紙面の提出は不要となります。
申告データを確認する担当者も証明書と申告内容の突合せが不要となります。
デメリット 保険会社等によっては電子データの受領を希望する場合、
事前申し込みが必要となる場合があるため確認の上、対応が必要です。
デメリット 保険会社ごとに電子データの提供方法が異なる場合があるため、
各社ごとに対応が必要になります。
③ システムでの対応
システムでの申請に移行することにより、紙面で行ってきた作業から変化し、
メリット・デメリットが発生します。
メリット 2年目以降は前年度に申告した情報を基に、変更点の修正のみを申告するシステムが多く、
従業員の作業量が軽減されます。
メリット 年末調整申告システムから給与計算システムへ直接連動や汎用データ出力を取込みする等、
データ連携で完結し、給与担当者の手入力の手間が削減できます。
デメリット 高齢者等のITに不慣れな従業員へのシステム操作のフォローが必要になります。
デメリット 法改正があった場合、制度面のみならずシステム上での変更点も確認する必要があります。
デメリット システム利用に伴い、コストが発生します。
会社の状況によってはデメリットが大きい場合や懸念点もあるかと思いますが、
これからの時代、電子化は避けられない流れとなっております。
この機会に電子化への切替をご検討されてみてはいかがでしょうか。
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≪2024年11月1日発行 マロニエ通信 Vol.261より≫
https://www.arcandpartners.com/info/maronie